Activos TI extraviados

Hola amigos, hoy quiero platicarles de como trabajamos el problema de los activos TI extraviados.

Generalmente el panorama donde nos encontramos con este tipo de situaciones es cuando terminamos de hacer la conciliación de la base de compras de activos TI versus la herramienta que hayamos ocupado para hacer el inventario físico y llegamos a la conclusión de que X numero de activos no están reportando en las consolas y por lo tanto de primera instancia están declarados como extraviados.

Yo te sugiero apliques las siguientes técnicas:

1. Revisa los activos sobrantes que tengas en tu archivo de inventario físico, por ejemplo, imagínate que tengo en mi base de compras 2,500 activos comprados y en la base de inventario físico tengo 2,400, sin embargo cuando hago el cruce resulta que solo 2,300 cuadran en ambas bases, por lo que teóricamente faltan 200 activos, sin embargo del lado del inventario físico me sobran 100 activos por lo que lo más seguro es que estos concilien manualmente para que llegues a 2,400 activos conciliados y tu base de faltantes se reduzca a 100.

2. Si tu cruce lo hiciste por número de serie, te sugiero que intentes hacer otro cruce o búsqueda por otro campo, como por ejemplo el hostname, activo fijo o MAC Address.

3. Si no encuentras el activo te recomiendo que busques la carta de asignación del activo y con ella en mano, busques al responsable del equipo para que te diga si lo tiene y el motivo por el que esta apagado.

Hemos observado que en los casos donde contamos con la carta custodia del equipo y el usuario esta activo en la empresa contamos con todos los elementos para justificar como área de TI que nosotros estamos en cumplimiento y por lo tanto será labor de otra área (RH o Jurídico) resolver el tema. Es por esto que es importante que nuestro proceso de asignación de activos este blindado para que nosotros siempre contemos con la evidencia correspondiente.

A continuación, presento un resumen del proceso que te recomiendo implementar para que siempre cuentes con la carta custodia:

1. Compras hace adquisición de activos TI y levanta un ticket donde indica los pormenores de la compra (cantidad, descripción, etc.)
2. TI recibe del proveedor los activos y solo recibe si cumplen con los detalles del ticket generado por compras.
3. TI carga activos en el Service Desk para documentar la existencia de los mismos en la bodega y cierra el ticket para que Compras este enterado de que se recibió la mercancía de acuerdo a las especificaciones
4. Recursos Humanos (RH) levanta un ticket para solicitar un activo TI para un empleado de nuevo ingreso (ese mismo ticket puede incluir la solicitud de sus credenciales) y TI se encarga de preparar el equipo así como entregarlo al usuario solicitando a este último que firme la carta de asignación.
5. En caso de que el usuario pertenezca a una ciudad diferente se le puede enviar el equipo por paquetería y se le solicita que firme la carta custodia al recibirlo y que nos la mande electrónicamente.
6. Sugerimos tener un repositorio donde se tengan almacenadas todas las cartas custodia y que sean nombradas de alguna forma que sea fácil de buscar de varias formas (por ejemplo “Juan Hernandez Lopez NS 5CD044MYJ AF 5048.pdf” donde NS es número de serie y AF es activo fijo)
7. Es importante actualizar el Service Desk con el nombre del usuario al que se le asigno el equipo
8. Cuando un usuario sea baja de la empresa, RH deberá levantar un ticket para solicitarnos que pasemos a buscar al usuario y pedirle la devolución del equipo. Recomendamos que este equipo no se reasigne ni se borre información hasta que RH nos de el VoBo.

Espero que esta información te pueda ser útil y si gustas que te ayudemos a implementarlo con gusto te ayudamos.